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5 raisons d'organiser dès maintenant un évènement virtuel

Dernière mise à jour : 15 nov. 2020


événement virtuel

Dans le contexte actuel qui nous sépare tous, nous cherchons des solutions pour renouer avec nos équipes, nos partenaires, nos clients et plus globalement reconnecter avec notre industrie. Nous connaissons les évènements physiques, nous y sommes en terrain connu. L'évènement virtuel, au contraire, est encore une terre inexplorée, souvent ignorée et redoutée, malgré les nombreuses opportunités offertes par ce format. Dans cet article, on revient sur les 5 principaux avantages du format virtuel pour organiser votre prochain évènement.


1. Renouer avec ses objectifs

Lorsque l'on organise un évènement, c'est avec un but bien précis. Pour un salon, vous voulez fédérer une communauté, générer du revenu avec des sponsors, dévoiler de nouveaux produits, organiser des conférences... De leur côté, les participants veulent rencontrer les entreprises du secteur, récupérer des cartes de visite, se sensibiliser aux dernières tendances...


Pour un format Team Building, vous voulez faire collaborer vos équipes, leur transmettre des objectifs, les former à de nouveaux outils, leur ouvrir les chakras avec un intervenant inspirant, créer de la cohésion avec une animation originale... Des objectifs d'autant plus vrais et nécessaires en période de télé-travail forcé. Vos équipes ont besoin de ces moments pour rester impliquées et leur faire oublier la période actuelle.

Organiser un team building virtuel, une manière innovante de conserver le lien avec ses équipes

Chez LemonMeet, nous nous sommes forgés une solide connaissance des solutions existantes pour vous accompagner dans la création d'évènements virtuels. Nous avons identifié des solutions selon leur facilité de prise en main, leur niveau de personnalisation aux couleurs de votre entreprise et plus globalement leur capacité à se faire oublier pour laisser place aux interactions entre participants. L'utilisateur doit se concentrer ce qu'il est venu chercher, sans que la technique ne prenne le pas sur cette démarche.


"Plus de 85% des participants aux évènements organisés par LemonMeet veulent assister à un nouvel évènement virtuel" (donnée issue des sondages LemonMeet 2020).



2. Toucher un public bien plus large

La simplicité de se connecter en quelques clics directement depuis chez soi ou depuis son bureau ouvre désormais la voie à des évènements virtuels à très grande échelle. Votre salon virtuel peut rester ouvert et accessible tant qu'il y a des exposants et des participants actifs sur le fuseau horaire correspondant. Vous pouvez organiser un Team Building avec vos équipes aux 4 coins du monde, dès demain, sans les contraindre à se déplacer ou à quitter leur foyer pour une certaine durée.


A fortiori, vous pouvez également retransmettre l'évènement en direct ou en replay sur les réseaux sociaux et toucher des milliers de prospects potentiels.


En s'affranchissant des distances, des temps et des coûts de déplacements, des fuseaux horaires, ou même des handicaps moteurs, vous autorisez une population bien plus large à participer à votre évènement. Vous pouvez même permettre à certaines minorités qui n'ont pas la capacité de se déplacer d'assister quand même à un évènement. Il n'y a pas plus rassembleur et accessible qu'un évènement virtuel.



3. Assurer un suivi détaillé de votre évènement

C'est maintenant une vérité générale, la data est le nouvel or noir. Que ce soit pour mesurer votre ROI, rassurer vos sponsors ou plus simplement suivre le succès de votre évènement, il est important d'analyser et capitaliser sur les retombées chiffrées. Si les évènements physiques redoublent d'efforts et d'inventivité pour obtenir des données exploitables, ils ont encore un gouffre à combler.

Le salon virtuel pour fédérer un écosystème et renouer avec son industrie

Avec un évènement virtuel, vous savez qui s'inscrit et vous pouvez savoir en temps réel qui participe, combien de personnes sont connectées simultanément, pendant combien de temps, à quelle conférence ils ont participé, quels liens ont été les plus cliqués. En organisant un évènement avec LemonMeet, vous recevrez après chaque évènement un rapport complet sur l'engagement de vos participants.


Après votre évènement, vous pourrez communiquer aux exposants leurs performances, déployer vos outils marketing et votre force commerciale afin de continuer à rentabiliser cet événement. Un sondage peut être également envoyé afin d'obtenir dans la foulée de votre évènement un retour détaillée de l'expérience des participants. Vous allez réellement mesurer les retombées de cet événement.



4. Réduire les coûts d'organisation et son empreinte carbone

Un évènement physique représente une importante organisation et une source de coûts. Que ce soit pour l'organisateur avec la location du lieu, du matériel et du personnel nécessaire ou pour les participants avec le déplacement, le logement, les repas...


En organisant un évènement virtuel, vous supprimez pour le participant l'ensemble de ces coûts, hormis éventuellement le prix d'entrée que vous déciderez. Pour l'organisateur, l'économie est encore plus importante, vous réduisez l'ensemble des coûts autres que ceux concernant le contenu de l'évènement lui-même.


Du team building virtuel pour continuer à créer de la cohésion d'équipe

De plus, l'impact environnemental n'est pas anodin. Vous pouvez oublier les constructions de stand, l'électricité, le chauffage, mais aussi les goodies, t-shirts, les bouteilles en plastique, les plaquettes, les stylos... Selon une étude de l'ADEME, les émissions mensuelles d'un salon physique s'élèvent à 480 tonnes d’équivalent CO2, alors que celles de serveurs à 1 tonne d’équivalent CO2. Sachant que cette étude ne tient pas compte des déplacements des participants en dehors du salon, il apparait évident que pour préserver l'environnement, nous devons aller vers plus de virtuel.



5. Maintenir le contact

À l'heure où la totalité des évènements physiques sont annulés ou reportés, il est capital de maintenir les interactions humaines, que ce soit avec vos équipes, vos clients ou prospects. Des interactions nécessaires pour maintenir les relations commerciales ou le bien être de vos équipes, que les rendez-vous téléphoniques, les emails, les webinaires, les lives sur les réseaux sociaux ou les visio-conférences peinent à combler.


L'évènement virtuel est une solution nouvelle offrant un réel degré d'interactions que ce soit entre les organisateurs, les sponsors, les exposants ou les participants pour obtenir une expérience proche d'un évènement physique.


Concrètement, le format virtuel permet de se déplacer de table en table pour aller à la rencontre de nouveaux interlocuteurs, de participer à des sessions de networkings, d'assister à des conférences et de poser des questions... les formats sont nombreux et ne demandent qu'à être dupliqués virtuellement : salon professionnel, séminaire, team building, conférence, table-ronde, assemblée générale, workshop, démonstration, soirée d'entreprise, déjeuner d'affaires, job dating... LemonMeet vous aide à concevoir votre évènement sur-mesure.


En organisant un évènement virtuel, vous reprenez contact, et avec la manière.


Vous avez un projet d'évènement virtuel ? Prenez rendez-vous dès aujourd'hui avec LemonMeet pour créer votre prochain événement virtuel combinant conférences et networking.